Cómo mejorar la comunicación por correo electrónico del cliente para diseñadores web

La comunicación es uno de los aspectos más importantes de nuestra relación con los clientes. Mucho depende de nuestra capacidad para explicar conceptos de manera efectiva y llegar a un entendimiento mutuo. La creación de resultados positivos del proyecto sin ella es casi imposible.

Sin embargo, muchos diseñadores web están atrapados en el uso de la forma de comunicación más impersonal: el correo electrónico. Esto crea barreras que pueden ralentizar el proceso de diseño y desarrollo.

Al mismo tiempo, hay una conveniencia inmediata para enviar correos electrónicos. No siempre tenemos tiempo para subirnos a un reunión remota – y mucho menos una reunión en persona. Y si bien hay varias herramientas de colaboración disponibles, a menudo tienen sus propias barreras de costos e instalación.

Para ello, se trata de aprovechar al máximo el medio que utilizamos más a menudo. Exploremos algunas ideas para mejorar la comunicación por correo electrónico del cliente. ¡Con suerte, resultará en que todos estén en la misma página!

Comience con los conceptos básicos de accesibilidad

La accesibilidad no es solo para los sitios web. Los correos electrónicos que escribimos también deben seguir las mejores prácticas en esta área. Este es un primer paso clave, ya que la comunicación se vuelve cada vez más difícil cuando un mensaje no es legible.

Y dado que los mensajes dependen en gran medida del texto, la tipografía juega un papel fundamental. Elija una fuente básica que funcione en múltiples plataformas y que sea fácil de leer en un tamaño relativamente pequeño (10 a 14 puntos). Si su aplicación de correo electrónico permite interlineado personalizado, vale la pena ajustarlo para asegurarse de que los párrafos largos no se amontonen.

Contraste de color es tan importante en el correo electrónico como en la web. Use combinaciones de colores que cumplan con WCAG AA estándares

Para simplificar aún más la apariencia, evite usar fondos texturizados o temas sofisticados. Incluso si se ven bien en una computadora de escritorio, pueden ser demasiado complejos para los usuarios móviles.

Aproveche las opciones de formato HTML

Los días de enviar correos electrónicos de texto sin formato se han ido. Eso es bueno, ya que la compatibilidad con HTML proporciona una variedad de opciones de formato. Esto puede ayudar a los lectores a absorber mejor el contenido de su mensaje.

Las aplicaciones de correo electrónico modernas incluyen muchos elementos básicos. Eso debería ser más que suficiente para que tu contenido sea fácil de seguir. No es muy diferente a usar su procesador de textos favorito.

Se aplican las mismas reglas. Use encabezados para crear una separación visual entre nuevos temas. Las listas ordenadas y desordenadas se pueden usar para delinear instrucciones o pensamientos relacionados sobre un tema. Agregar enlaces de texto relevantes puede reemplazar la práctica de pegar URL largas.

Y la capacidad de agregar imágenes en línea también puede ser útil. Las imágenes agregan contexto y hacen que las instrucciones sean más fáciles de seguir. Son ideales para mostrar a los clientes dónde hacer clic, qué buscar o señalar errores.

Sin embargo, las imágenes pueden volverse difíciles de manejar. Por lo tanto, intente mantenerlos mínimos en términos de dimensiones y tamaño de archivo. Ah, y no olvides el TODO el texto!

Mantenga el contenido enfocado y relevante

¿Existe un límite estricto para la duración de un correo electrónico? Probablemente no. ¿Deberías intentar averiguarlo? Por favor, no.

Mantener los correos electrónicos cortos y directos puede ser un desafío. Esto es especialmente cierto para algo tan profundo como un proyecto web. Hay tantos detalles técnicos y de diseño. A veces es difícil saber qué dejar de lado.

Nuestro mejor consejo es considerar por qué estás escribiendo el mensaje. Por ejemplo, supongamos que está solucionando un mensaje de error. ¿Cómo puedes hacer las preguntas correctas sin abrumar a tu cliente?

Deja que el objetivo inicial te guíe. Trate de ceñirse a los hechos básicos del problema. Es posible que desee preguntar sobre el mensaje de error específico que experimentaron. A partir de ahí, pasa a donde lo vieron y lo que estaban haciendo en ese momento.

Está bien omitir cualquier comentario adicional sobre PHP o cómo una actualización de software reciente ha tenido errores. Estos elementos pueden ser algo relevantes, pero también podrían desviar la atención de la información que espera recopilar.

Crear un ambiente agradable también es importante. Tener una pequeña charla puede ser una forma efectiva de lograr esto. Pero es mejor reservarlo para una conversación más informal. Use su mejor juicio aquí.

Entender cuándo el correo electrónico no es efectivo

Como mencionamos, el correo electrónico a menudo se siente impersonal. Y el contexto de un mensaje no siempre es obvio. Como tal, hay situaciones en las que simplemente no es la mejor manera de comunicarse sobre un tema en particular.

Los malentendidos básicos son un buen ejemplo. Cuando una de las partes no puede expresar con precisión su punto de vista, los hilos de correo electrónico tienden a alargarse. Y continuar por este camino es más probable que sea una pérdida de tiempo.

Además, el nivel de frustración resultante puede dañar su relación. Sin mencionar el impacto que puede tener en su proyecto. El efecto bola de nieve de la mala comunicación podría generar un resultado igualmente pobre.

En lugar de presionar el tema, busque un medio alternativo de comunicación. Una llamada telefónica o una videollamada pueden ser justo lo que se necesita. Aparte de eso, un chat de texto en tiempo real también podría mejorar la comprensión.

Al final, se trata de encontrar la mejor manera de hacer negocios. El correo electrónico no siempre es la respuesta.

Correos electrónicos efectivos = Diseñadores y clientes felices

Por imperfecto que sea, el correo electrónico es parte de nuestro ritual diario. por todo su deficienciassería difícil imaginar volver a los días de las llamadas telefónicas y el correo postal para la comunicación.

Y dado que pasamos tanto tiempo con el correo electrónico, tiene sentido aprovechar al máximo su potencial. Comienza con escribir mensajes que sean accesibles, fáciles de leer y concisos.

Eso cubre a los diseñadores web, pero ¿qué pasa con los clientes? Bueno, no todos consideran estas cosas al escribir un correo electrónico. Como dicen, se necesita todo tipo de personas para hacer un mundo.

Pero siguiendo los consejos anteriores, cumplirá su parte del trato. Y podría influir en sus clientes para que hagan lo mismo.